ІНСТРУКЦІЯ з електронного обліку - 1. Загальні положення

ТИМЧАСОВА ІНСТРУКЦІЯ

з електронного  обліку продукції лісозаготівель,

лісопиляння і деревообробки на підприємствах

Державного агентства лісових ресурсів України

1.     Загальні положення

1.1. Дана Тимчасова інструкція (надалі – Інструкція) визначає  порядок обліку продукції лісозаготівель, лісопиляння і деревообробки із застосуванням електронних засобів маркування та обліку деревини на підприємствах Держлісагентства України, де запроваджується Єдина державна система електронного обліку деревини у відповідності з Концепцією, схваленою розпорядженням Кабінету Міністрів України від 16 вересня 2009 р. № 1090-р.

1.2. Інструкція розроблена у відповідності до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Положень (стандартів) бухгалтерського обліку, затверджених наказами Мінфіну України, Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88, Державних стандартів України, нормативно-правових актів по веденню лісового господарства, та має за мету забезпечення єдиних методологічних засад ведення обліку лісопродукції.

1.3. Основними завданнями електронного обліку лісопродукції є:

   -   своєчасне, якісне та достовірне відображення руху лісопродукції;

   -   одержання даних про залишки лісопродукції;

   -   контроль за зберіганням і використанням лісопродукції;

   -   облік та контроль за оплатою відвантаженої лісопродукції;

   -   контроль за роботою матеріально-відповідальних осіб;

   - вжиття заходів щодо попередження нестач, крадіжок і незаконного витрачання  лісопродукції.

1.4. Щодо електронного обліку в цій Інструкції використовуються наступні спеціальні терміни:

-       Електронний облік деревини -  це система фіксації та оформлення руху деревних ресурсів із застосуванням засобів автоматизації на усіх етапах лісозаготівельних робіт з занесенням та передачею інформації поколодного (штабельного) обліку за допомогою сучасних інформаційних технологій для подальшого використання в бухгалтерському та управлінському обліку.

-        КПК - кишеньковий персональний комп'ютер - мобільний  електронний термінал, оснащений клавіатурою, сенсорним дисплеєм, сканером штрих-кодів, модулями зв'язку і призначений для вводу та передачі інформації поколодного обліку деревини в польових умовах.

-       Мобільний принтер - спеціалізований пристрій для оперативного друку первинних та товаросупроводжувальних документів в польових умовах.

-        Бирка - спеціальний засіб маркування деревини, виготовлений зі стійкого пластику з нанесеним захищеним від підробки номером та відповідним йому штрих-кодом, що надійно кріпиться до торця колоди чи хлиста за допомогою спеціального молотка.

-        Поколодний облік - занесення та використання інформації щодо породи, назви сортименту, сорту, довжини, діаметру (ширини і висоти штабелю), об'єму по кожному сортименту, хлисту чи штабелю (пакету) з прив'язкою до бирки.

1.5.  Однією з важливих умов організації електронного обліку лісопродукції є своєчасне, якісне і достовірне складання первинної документації по заготівлі, зберіганню, реалізації і використанню на власні потреби лісопродукції на всіх стадіях виробництва і місцях зберігання.

1.6. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції.

1.7. Первинні документи складаються за допомогою кишенькового персонального комп’ютера (КПК) та роздруковуються на мобільному принтері, а інформація з них передається засобами телекомунікацій до бухгалтерії підприємства, виробничого відділу, інших структурних підрозділів та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

   -   найменування підприємства, від імені якого складений документ;

   -   назву документа (форми);

   -   дату і місце складання;

   -   зміст та обсяг господарської операції;

   - одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі);

   -  посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

   - особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

1.8. Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Папір для друку первинних документів має забезпечити їх зберігання протягом установленого строку зберігання.

1.9.  Керівник підприємства забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

1.10. Керівником підприємства затверджується графік електронного документообігу (терміни складання та надання облікових та звітних документів) та перелік осіб, які  мають право давати дозвіл на здійснення господарських операцій, складати та підписувати первинні облікові документи по них. Перелік цих осіб ведеться в електронній базі даних підприємства та завантажується у вигляді користувачів із своїми паролями до КПК відповідної майстерської дільниці.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообороту на підприємстві здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії, інших структурних підрозділів необхідних документів та відомостей є обов’язковими для усіх підрозділів підприємства.

1.11. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці первинні документи.

1.12. Первинні документи підлягають обов’язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству, логічна ув’язка окремих показників.

1.13. Працівники, пов’язані із прийманням, зберіганням, переміщенням, переробкою, від­пуском і реалізацією лісопродукції в установленому порядку несуть матеріальну відповідальність за заподіяну підприємству шкоду.

1.14. Основними джерелами надходження деревної сировини є:

-   рубки головного користування;

- рубки формування та оздоровлення лісів та інші заходи, пов’язані з веденням лісового господарства;

-  інші заходи, не пов’язані з веденням лісового господарства.

1.15. Заготовлена деревна сировина (лісопродукція) має такі види:

- деревний хлист;

- ділова деревина (сортименти);

- деревина дров’яна для технологічних потреб (деревина технологічна);

- дрова;

- хворост;

- інші.

Деревна сировина – повалені дерева, деревні хлисти, круглі і колоті лісоматеріали, пенькова і подрібнена деревина, а також відходи лісозаготівель, лісопиляння  і деревообробки, призначені для перероблення чи використовувані як паливо.

Деревним хлистом називається стовбур поваленого дерева, очищений від гілок, верховіття і пенькової частини.

Лісоматеріали – деревні матеріали, одержані поділом на частини повалених дерев та деревних колод (уздовж чи впоперек) для подальшого використання чи перероблення.

Ділова деревина – усі круглі і колоті лісоматеріали, крім дров для опалення, деревини дров’яної для технологічних потреб та хворосту.

Сортимент – лісоматеріал цільового призначення.

Деревина дров’яна для технологічних потреб (деревина технологічна) – це дров’яна деревина, призначена для використання у вигляді технологічної сировини при виробництві деревних плит, пакувальної стружки, товарів культурно-побутового та госпо­дар­ського вжитку, продукції виробничо-технічного призначення, а також у гі­дро­лізному виробництві.

Дрова – це круглі або колоті сортименти, які за своїм розміром і якістю мо­жуть бути використані лише як паливо.

Хворост – молоді деревця і лісоматеріали діаметром менше 4 см довжиною до 6 м, що складаються з тонких стовбурів, зрізаного верховіття, гілок та сучків дерев, зрубаних на корені.

1.16.        Для обліку  лісопродукції всіх видів рубок встановлюється наступний породний поділ:

Для ділової деревини і хлистів:

хвойні (сосна, ялина, ялиця, модрина);

дуб;

бук;

ясен;

клен;

черешня;

інші твердолистяні породи;

береза;

вільха;

інші м’яколистяні породи.

Для дров (в залежності від теплотворної здатності) три групи:

1- береза, дуб, бук, ясень, граб, клен, модрина;

2- сосна, вільха;

3- ялина, кедр, ялиця, осика, липа, тополя, верба.

1.17. Для обліку пилопродукції терміни вживаються в такому визначенні:

Пилопродукція – продукція з деревини, одержана шляхом поздовжнього поділу колоди, а також поздовжнього і поперечного поділу утворених частин.

Пиломатеріал – пилопродукція певних розмірів та якості, яка має щонайменше дві плоско паралельні пласті.

Обрізний пиломатеріал (заготовка) – пиломатеріал (заготовка) з крайками, обпиляними перпендикулярно до пластей та з обзелом, не більшим за допустимий відповідно до нормативно-технічної документації.

Необрізаний пиломатеріал (заготовка) – пиломатеріал (заготовка) з не обпиляними або частково обпиляними крайками, з обзелом понад допустимий в обрізному пиломатеріалі.

Брус – пиломатеріал товщиною та шириною 100 мм і більше.

Дошка – пиломатеріал товщиною до 100 мм та шириною понад подвійну товщину.

Обапіл – пилопродукція, яка має внутрішню пропиляну, а зовнішню не пропиляну або частково пропиляний пласт.

Довжина пиломатеріалу – розмір пиломатеріалу, що визначається найкоротшою відстанню між його торцями, відпиляними умовно перпендикулярно до поздовжньої осі пиломатеріалу.

Ширина пиломатеріалу – розмір пиломатеріалу, що визначається відстанню між його крайками в установленому для вимірювання місці в напрямку, перпендикулярному до його поздовжньої осі.

Товщина пиломатеріалу – розмір пиломатеріалу, що визначається відстанню між пластами у визначеному для виміру місці в напрямку, перпендикулярному до пластей.

1.17.        Передумовами електронного обліку деревини є введення до електронної бази даних підприємства інформації про лісорубні квитки, квартали, виділи, ділянки, наряди-акти на виконання робіт, договори підряду, структурні підрозділи, договори з контрагентами, діапазони бирок та «завантаження» її до КПК відповідної майстерської дільниці лісництва.

1.18. Облік лісопродукції починається з приймання її безпосередньо на місцях виконання робіт.